Julkisten hankintaprosessien läpivientiä etäajassa haastaa erityisesti sopimusneuvottelut ja kehitystyöpajat, joiden keskeinen tavoite on rakentaa osallistujien välistä luottamusta. Kokemusten mukaan hyvillä video- ja verkkoyhteyksillä sekä huolellisella etukäteissuunnittelulla myös nämä tilaisuudet saadaan toimimaan virtuaalisesti.

Virtuaaliset työskentelymuodot ovat vakiintuneet osaksi uutta työarkea ja uusia toteutustapoja on kehitetty nopeasti myös julkisten hankintaprosessien läpivientiin. Hankintaprosessiin sisältyvien infotilaisuuksien toteuttaminen onnistuu esimerkiksi Teamsissa tai Zoomissa. Suurimmat haasteet etänä toteutettavassa hankintaprosessissa liittyvät neuvottelumenettelyiden läpivientiin.

Neuvottelumenettelyyn sisältyy tyypillisesti sopimusneuvotteluja, hankinnan kohteeseen tai hankintaprosessiin liittyviä keskusteluja tai esimerkiksi kehitystyöpajoja. Perinteisesti kasvotusten käytävissä tilaisuuksissa keskeistä on osapuolten aito yhteistyö ja kehitystyöpajoissa tulisi voida työskennellä aidosti yhdessä. Lisäksi tarjoajien projektinjohto- ja yhteistoimintakykyä tulisi pystyä arvioimaan luotettavasti. Etäyhteydet haastavat menettelyn keskeisiä vaiheita, jonka lisäksi mm. yhteyksien mahdollinen kaatuminen on ylimääräinen epävarmuustekijä.

Kehitystyöpajoja voidaan toteuttaa etäyhteyksillä eri tavoin, esimerkiksi Teams-alustalla tai yhteen koottujen kalenterikutsujen avulla Teamsissa tai Zoomissa. Virtuaaliset kehitystyöpajat ja sopimusneuvottelut vaativat perinteisiä tapaamisia perinpohjaisempaa valmistautumista niin tilaajan kuin tarjoajankin osalta.

Virtuaalisten työkalujen käyttöosaaminen on työpajojen onnistumisen kannalta välttämätöntä. Käyttöosaamisen lisäksi tekninen tuki on avainasemassa etätapaamisissa. On tärkeää, että joku tapaamiseen osallistuva osaa auttaa osallistujia ongelmatilanteissa ja on koko ajan saavutettavissa.

Hankintaprosessi on mahdollista toteuttaa tehokkaasti ja sujuvasti myös virtuaalisesti. Visonilla on käytössään kaikki tarvittavat työkalut ja vahva osaaminen hankintaprosessien läpivientiin noin sadan onnistuneen julkisen hankinnan kokemuksella. Tarjoamme myös virtuaalisiin työskentelymenetelmiin liittyviä palveluita ja järjestämme aiheeseen liittyvää koulutusta.

Kuva: Milla Vahtila