Projektisalkun johtamisen kehittäminen tähtää projektien yli tapahtuvaan vakiointiin sekä johtamismallien ja tilannetiedon kehittämiseen. Matkaan lähdettäessä on keskeistä määrittää haluttu arvontuoton tavoitetila, joka luo pohjan vakioitaville toimintamalleille ja konsepteille.

Rakennusliikkeelle tämä voi tarkoittaa esimerkiksi projektien yli menevän virtauksen luomista, siihen kytkeytyviä toimintamalleja ja kumppanuuksia sekä projektisalkkutasoisen tilannekuvan rakentamista johtamisen tueksi. Rakennuttajan osalta taas voidaan luoda erityyppisiin kohteisiin vakioitavia hankinta- ja toteutustapoja, hankkeisiin tuotavia prosesseja ja työkaluja sekä resursointistrategia oman henkilöstön roolituksesta ja vakioiduista sisällöistä ulkopuolisen avun käyttöön.

Asiakkaan kanssa muodostetaan konkreettinen toimenpidesuunnitelma tavoitetilaan pääsemiseksi sisältäen toimenpiteisiin liittyvät prosessit ja työkalut. Samalla tunnistetaan toimenpiteiden toteuttamiseen liittyvät osaamistarpeet ja miten ne saavutetaan käytännössä mm. koulutuksen avulla. Autamme asiakkaitamme myös toimenpidesuunnitelman käytännön jalkauttamisessa projektitasolle saakka.

Oikean toteutusmuodon valinnalla voidaan vaikuttaa merkittävästi hankkeen tavoitteiden toteutumiseen. Toteutusmuoto määrittää mm. projektissa käytettävien sopimusten muodon ja maksuperusteet, rajapintojen määrän, muutosten hallinnan periaatteet, sopimusosapuolten tehtävien ja riskien jakautumisen sekä tilaajan osallistumisen muodon.

Toteutusmuodon valinta tulee tehdä puolueettomasti ja niin, että se perustuu toteutettavan hankkeen sisältöön ja sen erityispiirteisiin, tilaajan tavoitteisiin ja reunaehtoihin, hankkeen riskeihin ja mahdollisuuksiin sekä tilaajan käytettävissä oleviin resursseihin ja osaamiseen. Toteutusmuodon valintaan vaikuttaa myös markkinatilanne. Soveltuvat toteutusmuodot ja niiden hankintamenettelyt tulee määrittää järjestelmällisesti ja kunkin mallin hyvät ja huonot puolet on syytä selvittää ja dokumentoida.

Toteutusmuotoselvityksen tuloksena kiteytetään yhdessä tilaajan kanssa hanketta ohjaavat tavoitteet ja keinot niiden toteuttamiseksi sekä muodostetaan perusteltu esitys hankkeen tavoitteita parhaiten toteuttavasta toteutusmuodosta vaihtoehtoineen. Lisäksi muodostetaan perusteltu esitys siitä, miten palveluntuottajat kannattaa kilpailuttaa, ja luodaan edellytykset kilpailutuksen aloittamiselle.

Tilannekuva on olemassa olevasta datasta rakennettava reaaliaikainen tilannenäkymä projektista, joka on tärkeä tiedolla johtamisen työkalu. Siihen on koottu eri tietolähteistä kaikki johtamisen kannalta keskeiset tiedot, kuten jatkuvasti päivittyvä informaatio kustannuksista, aikataulusta, päätöksenteosta sekä riskeistä ja mahdollisuuksista.

Tilannekuvalla haetaan työskentelyyn tehokkuutta poistamalla raportointiin menevä aika sekä tuomalla johtamisen ja päätöksenteon tueksi reaaliaikainen ja oikea tieto. Tällä ratkaisulla luodaan läpinäkyvyyttä ja luottamusta samalla kun puretaan perinteisiä Excel- ja PowerPoint-raportointiratkaisuja. Tilannekuva rakennetaan lähtökohtaisesti avoimeksi kaikille hankkeella työskenteleville ihmisille. Sitä käsitellään esimerkiksi hankkeiden johtoryhmissä ja projektiryhmän tilannekuvapalavereissa. Projektilla työskentelevä henkilö voi tarkastaa hankkeen tilanteen siitä milloin tahansa.

Vison Oy on ollut rakentamassa Suomen kärkihankkeiden tilannekuvia sekä tiedolla johtamisen periaatteita ja toimintamalleja. Näiden perusteella kokemuksemme ja osaamisemme asiasta on Suomen kärkeä. Voimme ottaa projektinne tilannekuvakehityksestä kokonaisvastuun tai olla osa projektiorganisaatiotanne asiantuntijana tarpeidenne mukaan.

Integraation suunnittelulla tarkoitetaan kokonaisuutta, jossa määritellään miten projektin eri osapuolet, järjestelmät ja prosessit integroidaan toimivaksi kokonaisuudeksi. Integraatiosuunnitelma pohjautuu projektin toteutusstrategiaan, jossa määritellään muun muassa projektin keskeiset tavoitteet ja reunaehdot, toteutusmuoto sekä hankintaprosessi. Integraatiosuunnitelma on täydentyvä kokonaisuus, joka sisältää sopimuksellisen integroinnin lisäksi myös käytännön periaatteet ja toimintamallit.

Vison tarjoaa integraation suunnitteluun liittyvää konsultointia tilaajille projektin elinkaaren kaikissa vaiheissa. Strategiavaiheessa tilaajan kanssa tehtävä työ keskittyy projektin keskeisten osapuolten integrointitapaan ja tavoitteiden saavuttamisen kannalta keskeisten periaatteiden määrittämiseen. Autamme tilaajia määrittelemään projektin integraation rakentamisen kannalta parhaan tavan hankintavaiheen läpivientiin. Kehitysvaiheessa tilaajan määrittämää alustavaa integraatiosuunnitelmaa täydennetään projektin toimintamallien ja prosessien täsmentymisen myötä.

Big room on toimintamalli, joka perustuu organisoituun yhteistyöhön ja tukee eri osapuolista koottujen tiimien toimintaa. Big room on sekä fyysinen tila että tapa toimia. Big room -tila tuo yhteen käyttäjät, tilaajat, suunnittelijat ja rakentajat sekä fyysisesti että virtuaalisesti. Big room -toiminnassa kootaan johdetusti samaan hybridiin työskentelytilaan paras osaaminen suunnittelemaan ja ratkomaan hankkeeseen liittyviä tehtäviä. Toimintaan kuuluu oleellisena osa yhteisten pelisääntöjen ja yhteistoimintaa tukevan mielentilan luominen.

Visonilla on kokemusta useiden erilaisten big room -toimintamallien pystyttämisestä, toiminnan tukemisesta, auditoinnista ja kehittämisestä. Kokemukseen ja jatkuvan parantamisen periaatteeseen pohjautuen tarjoamme asiakkaillemme konsultointipalvelua big room -toiminnan pystyttämiseen, ylläpitämiseen ja kehittämiseen.  Esimerkiksi auditointipalvelun avulla voimme tarkastaa jo hetken toiminnassa olleen big roomin kehitystarpeet ja luoda yhdessä toimintasuunnitelma parannuksiin.

Muuttuva toimintaympäristö asettaa meille jatkuvasti haasteita, joiden ratkaiseminen vaatii avointa yhteistyötä sekä avoimuutta tiedon, ideoiden ja mielipiteiden jakamisen suhteen. Näissä onnistumista edellyttää myös vihreään siirtymään, digitalisaatioon, tuottavuuden parantamiseen ja asiakasarvoon liittyvien kunnianhimoisten tavoitteiden saavuttaminen.

Tarvitsemme aikaisempaa parempaa yhteistoimintakyvykkyyttä niin organisaatioiden sisällä kuin eri organisaatioiden välillä.  Yhteistoimintakyvykkyys on onnistuneen projektin välttämätön peruselementti. Pelkkä sopimuksellinen integraatio ei riitä saattamaan projektia kunnialla maaliin, vaan osapuolten välille tarvitaan aitoa luottamukseen ja yhteisiin pelisääntöihin perustuvaa yhteistoimintaa. Hyvä yhteistoiminta syntyy harvoin itsekseen, vaan se täytyy suunnitella ja sitä tulee johtaa.

Vison on yhdessä asiakkaiden kanssa luonut tavoitteet uusille toimintamalleille ja valmentanut useita tiimejä menestykselliseen yhteistoimintaan projektien alussa ja niiden aikana. Vahvuutenamme on paitsi alan toimintatapojen ja kulttuurin ymmärtäminen, myös kyky ohjata ja valmentaa tiimejä entistä parempaan vuorovaikutukseen ja luottamuksen rakentamiseen. Tarjoamme yrityksille ja projektitiimeille räätälöityjä valmennuskokonaisuuksia yhteistoiminnan rakentamiseen, ylläpitämiseen ja kehittämiseen. Toimimme myös yksilövalmentajina (coaching) ja mentoreina.

TVD (Target Value Delivery) -prosessi tähtää tilaajan tavoitteiden toteutumiseen. Lähtökohtana on, että suunnittelu toteuttaa tilaajan tavoitteet ja reunaehdot, mukaan lukien tilaajan budjetin. Näin kustannusarvio ohjaa suunnittelua eikä ole enää sen seuraus.

Tilaajan tavoitteisiin suunnittelun tavoitteena on täyttää kaikki tilaajan asettamat tavoitteet ja pysyä budjetissa hyödyntämällä niin käyttäjän, tilaajan, suunnittelijan kuin rakentajan osaamista. Rahaa käytetään vain siihen, mikä on tilaajan tavoitteiden mukaista.

Prosessi edellyttää vahvaa eri osapuolten integrointia, suunnittelun kustannusohjausta sekä suunnittelu- ja toteutusratkaisujen kustannusten reaaliaikaista hallintaa. Lisäksi prosessi vaatii avointa ja läpinäkyvää riskien hallintaa.