Hankkeilla on käytössään enemmän dataa kuin koskaan ennen. Silti hankkeilla ei ole tavatonta kuulla kysymyksiä kuten ”Missä tämä on näkynyt tilannekuvassa?” tai ”Miksei viime viikolla päivitetyn Excelin tiedot näy tilannekuvassa?”
Ongelma ei yleensä ole tiedon puute vaan se, että tieto on hajallaan, myöhässä tai muodossa, joka ei tue päätöksentekoa.
Tietovirroilla tarkoitetaan hankkeen tiedon liikkumista eri järjestelmien, ihmisten, työvaiheiden ja osapuolten yhteisen tilannekuvan välillä. Tilannekuva on jaettu ymmärrys siitä, missä hanke on, mikä on muuttunut ja mihin johdon pitää reagoida. Monessa hankkeessa tilannekuva kootaan useista järjestelmistä, palavereista ja erillisistä raporteista käsin.
Tästä seuraavat päätöksenteon suurimmat kipupisteet.
Kipupiste 1: Tieto jää sinne, missä se syntyy
Hankkeilla käytetään paljon erilaisia järjestelmiä ja työkaluja tiedonhallintaan. Kustannusennuste elää talousjärjestelmässä, aikataulu toisessa ja riskit löytyvät kolmannesta paikasta. Lisäksi tietoa liikkuu useissa toisistaan eroavissa Exceleissä, sähköposteissa, muistioissa ja keskusteluissa.
Vaikka dataa ja uusia innovaatioita riittää, rakennusala on edelleen yksi vähiten digitalisoituneista toimialoista maailmassa¹. Se näkyy tuottavuudessa ja alan kasvussa, joka on jäänyt lähes kolmannekseen talouden yleisestä vauhdista. Työkaluja otetaan käyttöön, mutta tieto jää helposti niihin jumiin.
Tieto ei virtaa automaattisesti tilannekuvaan, jolloin kokonaiskuva jää erikseen rakennettavaksi.
Kipupiste 2: Johto saa tiedon vasta kriisinä
Kun tieto ei kulje reaaliajassa, se kasaantuu. Yksittäinen viive tai muuttunut oletus ei vielä näytä suurelta, joten siitä ei välttämättä tehdä erillistä nostoa johdolle.
Hankkeen tiedonjako keskittyy usein yhteisiin tilaisuuksiin, kuten viikkopalavereihin tai raportointikierroksiin. Silloin tieto viivästyksistä ja esteistä tulee johdolle lähes aina liian myöhään. Kun ongelma viimein nousee esille, se on jo ehtinyt muuttua haasteesta kriisiksi.
Tämä ei ole projektijohdon tai projektipäälliköiden vika. Se on tietovirtojen rakenneongelma.
Kipupiste 3: Data ja tavoitteet eivät puhu samaa kieltä
Oletetaan, että tieto kulkee. Hankkeen johto tarkastelee tilannekuvaa. Siinä on aikataulun S-käyrä, kassavirtaennuste ja viimeksi tunnistetut riskit.
Mutta mitä hyötyä niistä on päätöksenteossa?
Tekninen raportointi on perinteisen projektiammattilaisen työkalu. Johdon tarve on erilainen: tarvitaan vastauksia kysymyksiin, kuten ”Millä todennäköisyydellä aikataulu pettää? Mitkä muuttujat vaikuttavat siihen eniten? Mitä se maksaa? Miten voimme välttää ongelmat?”
Kun data ei kykene vastaamaan tällaisiin kysymyksiin, päätöksenteon painopiste kääntyy oletuksiin ja arvailuihin. Pahimmassa tapauksessa projekti-insinööriä pyydetään tekemään aiheesta lisäselvitys, joka valmistuu viikkojen päästä. Siinä vaiheessa ongelma on jo levinnyt käsiin.
Miksi tietovirtojen muuttaminen on ajankohtaista juuri nyt?
Tietovirtojen kehittäminen rakennushankkeissa, kuten myös teollisissa ympäristöissä, on perinteisesti ollut raskasta. Integraatioiden rakentaminen järjestelmien välillä on vaatinut laajoja IT-projekteja, pitkiä määrittelyjaksoja ja merkittäviä investointeja. Integraatiot valmistuivat usein myös liian myöhään.
Tuloksena on ollut kompromisseja: raportoidaan sillä, mitä on saatavilla eikä sillä, mitä päätöksentekoon aidosti tarvitaan.
Modernit teknologiat ovat muuttaneet tätä radikaalisti viime vuosien aikana. Tekoäly ja uudet integraatioalustat ovat poistaneet merkittävän osan perinteisten tietointegraatioiden raskaudesta. Järjestelmien välisiä yhteyksiä voidaan rakentaa nopeammin ja kevyemmin ilman vuosien IT-hankkeita. Tieto voidaan myös jalostaa päätöksentekoa palvelevaan muotoon automaattisesti.
Käytännössä kokonaiskuva voidaan muodostaa useasta eri lähteestä ja se on ajantasainen. Ennen kaikkea hankkeen eri osapuolten järjestelmät voidaan kytkeä yhteen ilman, että kenenkään tarvitsee vaihtaa itselleen tuttuja järjestelmiä. Kukin osapuoli voi jatkaa työtään omissa järjestelmissään samalla, kun tieto virtaa niistä yhteiseen tilannekuvaan.
Tämän jälkeen kyse ei enää ole teknologiasta, vaan siitä, onko hankkeella valmiuksia hyödyntää tietoa tehokkaasti.
¹ McKinsey Global Institute, Reinventing Construction: A Route to Higher Productivity (2017)
Aleksi Pesonen
Tiedolla johtamisen asiantuntija mm. Infraohjelma Helsingissä,
Vantaan ratikalla ja Rail Baltic Estoniassa
Tiedon kiinni ottamisessa, jäsentämisessä ja jalostamisessa sinua tukevat myös
