Viimeisen viiden vuoden aikana digitaalisten tilannekuvien hyödyntäminen rakennushankkeissa on lisääntynyt merkittävästi. Lähes jokaiselta rakennusliikkeeltä löytyy nyt omat tilannekuvat rakennusprojektien seurantaan, toimiva tilannekuva on asetettu suurten julkisten hankkeiden avaintulostavoitteisiin ja infrahankkeet haluavat olla edistyksellisimmin tiedolla johdettu hanke.
Tilannekuvia siis tehdään paljon. Onko niiden itseisarvo jo niiden tarjoamassa näkyvyydessä vai siinä, miten tilannekuvan avulla mahdollistetaan arvoa tuottavaa ohjausvaikutus päätöksentekoon?
Tilannekuva ei yksin riitä
Tilannekuvan avulla kaikilla on käytössään sama tieto, jonka perusteella päätökset tehdään – eli hanketta johdetaan tiedolla. Arvoa tuottava tilannekuva rakennetaan toimivien tiedonkeruuprosessien päälle, jotka luovat edellytykset ajantasaisen tiedon olemassaololle. Tiedolla johtamisella varmistetaan, että kerätty tieto hyödynnetään jokapäiväisessä tekemisessä hankkeen parhaaksi.
Vaikuttavat visualisoinnit, kirkkaat värit ja moderni käyttöliittymä eivät sinällään tee ihmeitä eikä tilannekuvaa voida käyttää johtamisen tukena, jos sen ympärille ei ole luotu tukevia tiedonkeruuprosesseja. Ne varmistavat, että tieto syötetään oikeaan paikkaan oikea-aikaisesti yhteisten periaatteiden ja toimintamallien mukaisesti. Näin pystytään tuottamaan ja jakamaan lähes reaaliaikaista tietoa, joka saa aikaan käyttäjissä oivalluksia, jotka puolestaan johtavat tarvittaessa korjaaviin toimenpiteisiin.
Tiedolla johtaminen on käytännössä esimerkiksi hankkeen tilanteen läpikäymistä tilannekuvan pohjalta päivittäisjohtamisen palavereissa ja työmaakokouksissa ja hankkeen tilanteen esittelyä johtoryhmälle tai tilaajalle tilannekuvan näkymien kautta. Mitä varhaisemmassa vaiheessa luodaan toimivat tiedonkeruuprosessit ja tilannekuva otetaan osaksi johtamisen perusprosesseja, sitä paremmin se tukee hankkeen onnistumista.
Onnistumisen edellytyksiä rakennetaan jo työkalun määrittelyvaiheessa
Onnistumisen edellytyksiä tulee rakentaa jo tilannekuvaa kehitettäessä. Tilannekuvasisällön määrittelyvaiheessa on tärkeä ottaa käyttäjät mukaan ja osallistaa heidät kehitykseen. Näin he saavat heti kokemuksen siitä, että tässä tuotetaan aidosti heille toimivaa ratkaisua ja juuri heidän tarpeisiinsa. Tällöin myös tiedonkeruuprosessien sisäistäminen tapahtuu luontevammin ja syyt tavoille toimia ymmärretään paremmin.
Toisena tärkeänä kehityksessä huomioitavana tekijänä on lähteä liikkeelle riittävän pienin askelin. Tuotetaan alkuun yksi näkymä, joka tarjoaa tietoa hankkeen kriittisimmistä osa-alueista. Kun näkymä toimii halutulla tavalla, tilannekuvan sisältöä voidaan laajentaa seuraaviin osa-alueisiin. Näin käyttäjät saavat nopeasti onnistumisen kokemuksia tilannekuvasta, mikä vahvistaa heidän luottamustaan sen tarjoamaan tietoon. Tämä lisää tiedonjanoa ja halua hyödyntää tilannekuvaa myös muilla hankkeen osa-alueilla.
Onnistuneen tilannekuvan tuottaminen ja tehokas hyödyntäminen edellyttää lisäksi esimerkillä johtamista ja käyttäjälähtöistä kehittämistä, jossa pienillä onnistumisilla saavutetaan käyttäjien luottamus tilannekuvaan ja vähennetään muutosvastarintaa. Parhaimmillaan tilannekuvan käyttö paljastaa prosesseissa olevat heikkoudet ja ohjaa kehitystä, tarvittaessa myös prosessien parantamiseen. Näitä periaatteita noudattamalla tilannekuvasta on mahdollista luoda käyttäjät huomioiva, arvoa tuottava kokonaisuus, jota on ilo hyödyntää johtamisen työkaluna ja päätöksenteon tukena.
Mikäli tilannekuvan ja siihen liittyvien prosessien kehittäminen kiinnostaa, olemme ilolla apuna!
Sofia Moilanen,
Konsultti,
p. 045 650 1890,
sofia.moilanen@vison.fi
